Переговорные комнаты

Переговорные комнаты идеально встраиваются в бизнес процессы практически любой организации. Особенно заметна их роль там, где внедрены инструменты совместной работы. При правильном оснащении переговорные комнаты становятся удобным инструментом взаимодействия сотрудников.

Для кого?

Переговорные комнаты востребованы практически во всех организациях где количество сотрудников более 2-3 человек. Они могут решать задачи как внутреннего общения сотрудников, так и выступать площадкой для встреч с внешними контрагентами лично или с помощью видеоконференцсвязи.

В зависимости от оснащения переговорные комнаты могут стать многофункциональными помещениями с широким кругом решаемых задач и использоваться начиная от  простого личного общения до видеоконференцсвязи с эффектом присутствия удаленных собеседников.

Преимущества от внедрения:

Основные преимущества от построения многофункциональных переговорных комнат это возможность ускорить, упростить и удешевить проработку задач которые решает организация.

Назначение переговорных комнат упростить и ускорить коммуникации между людьми. Хорошим примером использования переговорных комнат является “мозговой штурм” - совещание при котором сотрудники собираются в переговорной комнате и придумывают варианты решения той или иной задачи. При этом можно подключать удаленных сотрудников или использовать мультимедийные решения для лучшего усвоения информации, контроля идей и удобства работы.

Из чего состоит решение

При построении переговорных комнат могут быть использованы следующие подсистемы:

Подсистема отображения информации, на которой воспроизводится видео составляющая того или иного контента.

Ее компонентами являются:

• ЖК-панели или видеостены из них; 

• LED-видеостены; 

• проектор и проекционный экран; 

• видеокубы; 

• мониторы; 

• приносимые устройства, планшеты и смартфоны; 

• интерактивные доски и ЖК-панели.

Подсистема источников контента, позволяющая пользователям и другим подсистемам добавлять контент для воспроизведения системами зала.

Компонентами подсистемы являются:

• камеры в помещении, стационарные, PTZ и переносные;

• рабочая станция с которой пользователь запускает свою презентацию;

• специализированные интерфейсы и беспроводные устройства;

• подключения пользовательских устройств;

• интерактивные доски и ЖК-панели.

Подсистема коммутации видеосигналов позволяет управлять сигналами видеоконтента, преобразовывать его передавать до систем воспроизведения, обработки или записи.

Примерами устройств подсистемы могут служить:

• коммутаторы, матричные коммутаторы;

• сплиттеры;

• удлинители интерфейсов.

Подсистема источников и коммутации звука - эта подсистема обеспечивает захват звука через систему микрофонов или от пользовательских источников, произведение его обработки, микширования и передачи на подсистему звукоусиления и звуковоспроизведения.

Примерами устройств подсистемы могут служить:

• микшеры и DSP процессоры;

• дискуссионные системы;

• микрофоны различных типов;

• конвертеры и передатчики аудиосигналов;

• подавители обратной связи.

Подсистема усиления и воспроизведения звука обеспечивает необходимый уровень усиления и воспроизведения звуковой информации в выбранных зонах озвучки.

Примерами устройств подсистемы могут служить:

• акустические усилители;

• акустические колонки.

Подсистема управления отвечает за координацию всех подсистем зала. Она обеспечивает создание единого пользовательского интерфейса для удобного управления и настройки по требованию пользователей.

Примеры того чем можно управлять:

• уровень громкости акустики и чувствительности микрофонов;

• вызовами в подсистеме видеоконференцсвязи

• включением-выключением ЖК-панелей и проектора;

• включением и выключением света и опусканием штор;

• наведение камер и выбор активного микрофона.

Примерами устройств подсистемы могут служить:

• центральный контроллер помещения.

• диммеры и реле;

• сенсорные и кнопочные панели управления.

Подсистема кабельной инфраструктуры состоит из кабелей различного назначения: видео, аудио и управления. Важность использования качественных, специализированных компонентов обусловлена требованиями отказоустойчивости и высокими стандартами технологий, используемыми в оборудовании подсистем.

Примерами компонентов подсистемы могут служить:

• кабель экранированной витой пары;

• кабель сигналов HDMI и VGA;

• акустический и микрофонные кабели;

• силовой кабель и кабель управления;

• различные архитектурный интерфейсы и разъемы;

• элементы СКС.

Все приведенные подсистемы могут быть реализованы в одном устройстве, например терминале видеоконференцсвязи. Терминал может представлять из себя мобильную стойку на колесиках, с сенсорной ЖК панелью, камерой, выносными микрофонами, динамиками, беспроводным подключение пользовательских устройств и блоком терминала видеоконференцсвязи.

Масштаб решения, сложность и наличие тех или иных компонентов зависит от задачи которая должна быть решена при строительстве данной переговорной комнаты.

Особенности внедрения

Каждая переговорная комната или пул переговорных комнат одного офиса это индивидуальный проект который строится на основе планов заказчика по их использованию.

В процессе построения переговорной комнаты можно выделить несколько основных этапов:

1. Сбор данных - этап на котором производится сбор данных по функционалу, который необходимо реализовать, и обследование помещения. По его окончании подготавливается концепция решения.

2. Генерация решения - этап подготовки и проектирования решения, подбор оборудования и подготовка схем. По его окончании заказчику предоставляется список оборудования, набор схем и визуализаций будущего решения.

3. Закупка и поставка оборудования.

4. Монтаж подсистем и настройка оборудования.

5. Сдача объекта заказчику в опытную эксплуатацию и изменение настроек подсистем по желанию заказчика.

6. Перевод объекта из опытной в постоянную эксплуатацию.

Одной из основных трудностей которую надо учитывать при построении высокоуровнего решения - это сроки поставки оборудования. Все высококлассные решения от мировых лидеров отрасли имеют длительные сроки поставки. Это чаще всего связано с отсутствием оборудования на территории страны и необходимость его ввоза через границу.

Из технических трудностей можно выделить необходимость правильной проработки решения по звуку в помещении. Небольшой просчет или экономия может привести к появлению посторонних шумов или не возможности выбранного решения справится с паразитными эффектами, а как следствие искажению воспроизводимого или передаваемого звукового сигнала.

Все узкие места можно предусмотреть на этапе генерации решения.

Наши преимущества

Компания ITBOX предлагает своим заказчикам проекты по оборудованию переговорных комнат. Мы готовы провести аудит существующих помещений и подготовить заключение о необходимости выполнения работ по модернизации или установке дополнительного мультимедиа оборудования.

ITBOX поможет переоснастить ваши переговорные комнаты так, чтобы они долгое время могли решать все текущие и будущие задачи сотрудников компании для коммуникаций между собой и со сторонними организациями.